Persónuverndarstefna

Persónuvernd er Þjónustuskrifstofu FHS mikilvæg

Öflug persónuvernd er Þjónustuskrifstofu FHS kappsmál og leggjum við mikla áherslu á að virða réttindi einstaklinga og að öll meðferð persónuupplýsinga sé ávallt í samræmi við gildandi regluverk á hverjum tíma, sem og í samræmi við bestu venjur.

Með persónuverndaryfirlýsingu þessari er greint frá því hvernig Þjónustuskrifstofa FHS, kt. 510113-0120, Borgartúni 6, stendur að vinnslu, s.s. söfnun, skráningu, vistun og miðlun persónugreinanlegra upplýsinga um einstaklinga (hér eftir einnig „þú“). Yfirlýsingin fjallar einkum um vinnslu persónuupplýsinga um félagsmenn þeirra stéttarfélaga sem eiga aðild að skrifstofunni og einstaklinga sem heimsækja vefsíðu félagsins, www.stett.is, eða skrá sig á póstlista stéttarfélaganna, hvort sem upplýsingarnar eru geymdar rafrænt, á pappír eða með öðrum hætti. Þar með talin er vinnsla gagna í tengslum við eftirfarandi sjóði BHM; Orlofssjóð BHM (OBHM), Styrktarsjóð BHM (STBHM), Sjúkrasjóð BHM (SKBHM), Starfsþróunarsetur háskólamanna (STH), Starfsmenntunarsjóð (STRÍB).

Skrifstofan vinnur persónuupplýsingar í samræmi við gildandi persónuverndarlöggjöf á Íslandi á hverjum tíma, sem og viðkomandi gerðir samningsins um Evrópska efnahagssvæðið. Persónuverndaryfirlýsing skrifstofunnar er endurskoðuð reglulega og uppfærð ef tilefni er til.

Söfnun persónuverndarupplýsinga

Hvaða persónuupplýsingum safnar skrifstofan um þig og frá hverjum?

Skrifstofan safnar, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingum

  • auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafni og kennitölu, heimilisfangi, þjóðerni, tölvupósti, símanúmeri og samskiptasaga
  • staðfestingu á háskólamenntun
  • fjármálaupplýsingum, s.s. greiðsluupplýsingum, eftir atvikum launaseðlum
  • tæknilegum upplýsingum, s.s. IP tölu
  • stafrænum fótsporum, s.s. nethegðun
  • upplýsingum í tengslum við val á markaðssetningu
  • samtölum í gegnum samfélagsmiðla og mögulegt netspjall
  • upplýsingar í gegnum Þjóðskrá

Skrifstofan safnar einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar

  • Aðild að stéttarfélagi, eftir atvikum heilsufarsupplýsingar í tengslum við einstaka mál félagsmanna.

Frá hverjum safnar skrifstofan þínum persónuupplýsingum?

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér og í vissum tilvikum frá utanaðkomandi aðilum á borð við atvinnurekendur og stjórnvöld. Skrifstofan safnar í engum tilvikum persónuupplýsingum um börn.

Vinnsla persónuverndarupplýsinga

Í hvaða tilgangi safnar skrifstofan persónuverndarupplýsingum?

Skrifstofan leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. Skrifstofan vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og þá heimild sem vinnslan byggist á.

Skrifstofan vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að

  • reikna út félagsgjöld, iðgjöld í sjóði og meta réttindi félagsmanna
  • vera í samskiptum við og gæta hagsmuna félagsmanna, m.a. í gegnum póstlista sem tengjast starfsemi stéttarfélaganna
  • senda út mikilvægar tilkynningar, t.d. um afgreiðslu umsókna og breytingar á reglum sjóða eða til þess að senda út þjónustu- eða viðhorfskannanir
  • stunda markaðssetningu
  • framkvæma greiningar á launatölfræði út frá upplýsingum um iðgjöld
  • bregðast við fyrirspurnum, kvörtunum og hrósi frá einstaklingum
  • uppfylla lagaskyldu sem hvílir á skrifstofunni svo sem í tengslum við bókhald og skil til skattayfirvalda
  • gera félagsmönnum stéttarfélaganna kleift að kjósa í trúnaðarstöður innan félagsins

Vefur Þjónustuskrifstofu FHS

Þegar þú notar vef Þjónustuskrifstofu FHS er engum persónugreinanlegum upplýsingum safnað um notkun þína.

Umferð um vefinn er mæld með þjónustu Plausible sem byggir ekki á langlífum vefkökum eða öðru sem hægt væri að nota til að kortleggja notkunarmynstur einstakra notenda. Þannig er einungis safnað upplýsingum um hversu oft einstaka síður eru skoðaðar og hversu lengi.

Lagalegur grundvöllur fyrir vinnslu

Þjónustskrifstofa FHS safnar og vinnur persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi heimildum:

  • Til að uppfylla samningsskyldu. Þessi heimild á einkum við vinnslu í tengslum við kjarasamninga og aðra samninga sem félagið gerir.
  • Til að uppfylla lagaskyldu. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir bókhaldslög.
  • Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins. Þessi heimild á einkum við í tengslum við innheimtu vanskilakrafna.

Skrifstofan geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan. Þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994.

Miðlun persónuverndarupplýsinga

Hvenær miðlar skrifstofan persónuupplýsingum þínum til þriðja aðila og af hverju?

Skrifstofan selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um þig. Skrifstofan miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðja aðila þar sem sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu skrifstofunnar til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um:

  • að framkvæma greiningar og senda markauglýsingar
  • upplýsingatækni
  • lögfræðiþjónusta

Teljist aðili sem skrifstofan miðlar persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gerir félagið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi. Skrifstofan deilir einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins eins og við innheimtu á vanskilakröfu.

Í þeim tilvikum þar sem málum einstakra félagsmanna er deilt með þriðja aðila er slíkt alltaf gert með upplýstu samþykki viðkomandi félagsmanns, enda sé um að ræða sérstakt mál sem varðar hann.

Persónuverndaryfirlýsingin nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðja aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Google og Microsoft.

Öryggismál

Öryggi persónuupplýsinga og tilkynning um öryggisbrot

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er Þjónustuskrifstofu FHS mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi.

Hér viljum við þó vekja athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum, t.d. Facebook síðu skrifstofunnar teljast opinberar upplýsingar og ekki á forræði félagsins þar sem skrifstofan hefur enga stjórn á slíkum upplýsingum né ber ábyrgð á notkun eða birtingu þeirra. Standi vilji þinn ekki til þess að deila þeim upplýsingum með öðrum notendum eða veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum okkar.

Við hvetjum þig einnig til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þessara aðila, Facebook, Google og Microsoft. Athugaðu að þegar þú ferð inn á Facebook síðu okkar er mögulegt að Facebook komi fyrir vafrakökum í tæki þínu í greiningarskyni.

Réttindi þín

Með fyrirvara um þau skilyrði sem nánar er fjallað um í gildandi löggjöf um persónuvernd, þá átt þú rétt á að

  • á upplýsingar um hvaða persónuupplýsingar skrifstofan hefur skráð um þig og uppruna þeirra, sem og upplýsingar um hvernig unnið er með persónuupplýsingar um þig,
  • fá aðgang að þeim persónuupplýsingum sem eru unnar um þig, eða óska eftir að þær séu sendar til þriðja aðila,
  • persónuupplýsingar þínar séu uppfærðar og leiðréttar ef tilefni er til,
  • Skrifstofan eyði persónuupplýsingum þínum ef ekki er málefnaleg eða lagaleg skylda til að varðveita þær,
  • koma á framfæri andmælum ef þú vilt takmarka eða koma í veg fyrir að persónuupplýsingar þínar séu unnar,
  • upplýsingar um það hvort fram fari sjálfvirk ákvarðanataka, á hvaða rökum slík ákvarðanataka er byggð og endurskoðun á sjálfvirkri ákvarðanatöku,
  • afturkalla samþykki þitt um að skrifstofuna megi safna, skrá, vinna eða geyma persónuupplýsingar þínar, þegar vinnsla byggist á þeirri heimild.

Viljir þú nýta rétt þinn getur þú sent skriflega fyrirspurn á personuverndarfulltrui@bhm.is. Við munum staðfesta móttöku á beiðninni og að jafnaði bregðast við beiðnum innan mánaðar frá móttöku. Verði ekki unnt að bregðast við innan mánaðar munum við tilkynna þér um töf á afgreiðslu innan mánaðar. Ekki er innheimt gjald þegar einstaklingar nýta rétt sinn í samræmi við ofangreint, nema í þeim tilvikum sem beiðni telst óhófleg eða augljóslega tilefnislaus.

Þú hefur einnig rétt til að leggja fram kvörtun hjá Persónuvernd sjáir þú ástæðu til þess. Upplýsingar um Persónuvernd má finna á heimasíðu þeirra.

Frekari upplýsingar

Ef þú vilt fá frekari upplýsingar um málefni sem snúa að þínum persónuupplýsingum þá bendum við þér á að hafa samband við persónuverndarfulltrúa BHM sem fer með málið fyrir hönd Þjónustuskrifstofu FHS í gegnum netfangið personuverndarfulltrui@bhm.is eða senda inn fyrirspurn til okkar.