Persónuverndarstefna

Skrifstofan safnar, eins og við á hverju sinni, einkum eftirfarandi persónuupplýsingum

• auðkennis- og samskiptaupplýsingum, s.s. nafni og kennitölu, heimilisfangi, þjóðerni, tölvupósti, símanúmeri og samskiptasaga
• staðfestingu á háskólamenntun
• fjármálaupplýsingum, s.s. greiðsluupplýsingum, eftir atvikum launaseðlum
• tæknilegum upplýsingum, s.s. IP tölu
• stafrænum fótsporum, s.s. nethegðun
• upplýsingum í tengslum við val á markaðssetningu
• samtölum í gegnum samfélagsmiðla og mögulegt netspjall
• upplýsingar í gegnum Þjóðskrá

Skrifstofan safnar einnig, eins og við á, eftirfarandi persónuupplýsingum sem gætu flokkast sem viðkvæmar persónuupplýsingar

• Aðild að stéttarfélagi, eftir atvikum heilsufarsupplýsingar í tengslum við einstaka mál félagsmanna.

Frá hverjum safnar skrifstofan þínum persónuupplýsingum?

Við söfnum persónuupplýsingum frá þér og í vissum tilvikum frá utanaðkomandi aðilum á borð við atvinnurekendur og stjórnvöld. Skrifstofan safnar í engum tilvikum persónuupplýsingum um börn.

Skrifstofan leggur áherslu á að vinna einungis þær persónuupplýsingar sem nauðsynlegar eru í samræmi við þann tilgang sem liggur að baki söfnun upplýsinganna. Skrifstofan vinnur persónuupplýsingar ekki frekar í óskyldum tilgangi nema einstaklingi sé tilkynnt um slíkt og þá heimild sem vinnslan byggist á.

Skrifstofan vinnur persónuupplýsingar einkum í þeim tilgangi að

• reikna út félagsgjöld, iðgjöld í sjóði og meta réttindi félagsmanna
• vera í samskiptum við og gæta hagsmuna félagsmanna, m.a. í gegnum póstlista sem tengjast starfsemi stéttarfélaganna
• senda út mikilvægar tilkynningar, t.d. um afgreiðslu umsókna og breytingar á reglum sjóða eða til þess að senda út þjónustu- eða viðhorfskannanir
• stunda markaðssetningu
• framkvæma greiningar á launatölfræði út frá upplýsingum um iðgjöld
• bregðast við fyrirspurnum, kvörtunum og hrósi frá einstaklingum
• uppfylla lagaskyldu sem hvílir á skrifstofunni svo sem í tengslum við bókhald og skil til skattayfirvalda
• gera félagsmönnum stéttarfélaganna kleift að kjósa í trúnaðarstöður innan félagsins

Þjónustskrifstofa FHS safnar og vinnur persónuupplýsingar byggt á eftirfarandi heimildum:

• Til að uppfylla samningsskyldu. Þessi heimild á einkum við vinnslu í tengslum við kjarasamninga og aðra samninga sem félagið gerir.
• Til að uppfylla lagaskyldu. Þessi heimild á einkum við í tengslum við gögn sem falla undir bókhaldslög.
• Til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins. Þessi heimild á einkum við í tengslum við innheimtu vanskilakrafna.

Skrifstofan geymir persónuupplýsingar í þann tíma sem nauðsynlegur er til að uppfylla tilgang vinnslunnar eins og greint er frá honum hér að ofan. Þær upplýsingar sem teljast til bókhaldsgagna geymdar í sjö ár samkvæmt bókhaldslögum nr. 145/1994.

Skrifstofan selur ekki undir neinum kringumstæðum persónuupplýsingar um þig. Skrifstofan miðlar einungis persónuupplýsingum til þriðja aðila þar sem sem slíkt er skylt samkvæmt lögum eða ef um er að ræða þjónustuveitanda, umboðsmann eða verktaka sem ráðinn er af hálfu skrifstofunnar til þess að vinna fyrirfram ákveðna vinnu. Sem dæmi má nefna aðila sem sjá um:

• að framkvæma greiningar og senda markauglýsingar
• upplýsingatækni
• lögfræðiþjónusta

Teljist aðili sem skrifstofan miðlar persónuupplýsingum til vera vinnsluaðili gerir félagið vinnslusamning við viðkomandi aðila. Vinnslusamningar kveða meðal annars á um skyldu vinnsluaðila til að halda persónuupplýsingum öruggum og að nota þær ekki í öðrum tilgangi. Skrifstofan deilir einnig persónuupplýsingum með þriðju aðilum þegar slíkt er nauðsynlegt til að vernda lögmæta hagsmuni félagsins eins og við innheimtu á vanskilakröfu.

Í þeim tilvikum þar sem málum einstakra félagsmanna er deilt með þriðja aðila er slíkt alltaf gert með upplýstu samþykki viðkomandi félagsmanns, enda sé um að ræða sérstakt mál sem varðar hann.

Persónuverndaryfirlýsingin nær ekki til upplýsinga eða vinnslu þriðja aðila en við höfum enga stjórn á né berum ábyrgð á notkun, birtingu eða öðrum verkum þeirra. Við hvetjum þig því til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þriðju aðila, þ. á m. vefhýsingaraðilum þeirra síðna sem geta vísað á okkar, hugbúnaðarfyrirtækja á borð við Facebook, Google og Microsoft.

Öryggi í vinnslu persónuupplýsinga er Þjónustuskrifstofu FHS mikilvægt og höfum við gripið til viðeigandi tæknilegra og skipulagslegra öryggisráðstafana til að tryggja vernd persónuupplýsinga þinna í takt við stefnu okkar um öryggi. Komi upp öryggisbrot er varðar þínar persónuupplýsingar og teljist slíkt brot hafa í för með sér mikla áhættu fyrir frelsi og réttindi þín, munum við tilkynna þér um það án ótilhlýðilegrar tafar. Í þessum skilningi telst öryggisbrot atburður sem leiðir til þess að persónuupplýsingar þínar glatist eða eyðist, þær breytist, séu birtar eða óviðkomandi fái aðgang að þeim í leyfisleysi.

Hér viljum við þó vekja athygli á því að þær persónuupplýsingar sem þú deilir með okkur á samfélagsmiðlum, t.d. Facebook síðu skrifstofunnar teljast opinberar upplýsingar og ekki á forræði félagsins þar sem skrifstofan hefur enga stjórn á slíkum upplýsingum né ber ábyrgð á notkun eða birtingu þeirra. Standi vilji þinn ekki til þess að deila þeim upplýsingum með öðrum notendum eða veitanda samfélagsmiðlaþjónustunnar skaltu ekki deila upplýsingum á samfélagsmiðlum okkar.

Við hvetjum þig einnig til að kynna þér persónuverndaryfirlýsingar þessara aðila, Facebook, Google og Microsoft. Athugaðu að þegar þú ferð inn á Facebook síðu okkar er mögulegt að Facebook komi fyrir vafrakökum í tæki þínu í greiningarskyni.